在北美地區(美國、加拿大)，為參加會展活動的客人準備飲品時廣泛參考表3所示的《茶歇飲品準備量的參考標準》。雖然在國內不一定用得上這個參考表，但這種使用經驗數據準備飲品的辦法值得借鑒，不但杜絕了浪費，還有效節約了辦會成本。我們在參加APLAR2016上海會議時，親歷其中一個分會場300人symposium的盒式簡餐含軟飲，因計劃不周活生生浪費掉兩萬多近三萬元。

表3  茶歇飲品準備量的參考標準

說明：美制(與英制不同)1加侖=3.785升=128盎司，通常一杯的容量是6盎司，所以1加侖飲料大約可以裝20杯。下面計算中“除以20”中的20由此而來。

上表使用方法：

1. 先在表中找到參會人員的組成比例百分比，用它乘以參會人員總數。

    2. 把第一步得出的數字除以20，得出所需的加侖數（常用的杯子每杯盛6盎司）。

    3. 四舍五入到半加侖數量級。

    示例：

    某會議有500個參會者，絕大多數是男性(計算時全按男性計)，會議的上午茶歇應準備：

    1. 普通咖啡 = 500 x 60% = 300杯，300 / 20 = 15 加侖

    2. 脫咖啡因咖啡 = 500 x 20% = 100 杯，100 / 20 = 5 加侖

    3. 茶 = 500 x 10% = 50 杯，50 / 20 = 2.5 加侖

    4. 蘇打水 = 500 x 25% = 125 杯     (蘇打水不用換算成加侖，按125聽準備就好)

    所以，為這個上午茶歇準備的飲品是15加侖普通咖啡、5加侖無咖啡因咖啡、2.5加侖茶水和125聽汽水。